Принтер, копировальный аппарат или МФУ – сейчас сложно представить себе офис без этих устройств. Все производители в попытке удовлетворить потребности пользователей в печати и копированиии, сканировании документов и отправке посредством факсимильной связи, выпускают всё более технически совершенные и разнообразные устройства и среди этого разнообразия марок и моделей не легко сделать правильный выбор. Если с выбором принтера ситуация на данный момент не выглядит столь удручающей, то с подбором копировального аппарата и МФУ всё намного сложнее и по статистике до 70% этих устройств покупается не систематизировано и в дальнейшем совершенно не соответствуют задачам документооборота компании. Для того, чтобы выбрать аппарат в полной мере отвечающий всем требованиям Вашего офиса, необходимо знать несколько основных параметров потребностей своего офиса и сопоставить их с возможностями подобранного устройства. В данной статье мы постараемся облегчить задачу с подбором принтера, копировального аппарата и МФУ.

1. Требуемый формат оригинала. 

Понадобится ли Вам копировать оригиналы форматом большим, чем А4? Потребуется ли Вам печатать на формате большем, чем A4? Правильный ответ на эти вопросы позволит подобрать необходимое устройство, не тратя денег на то, что никогда не будет использоваться.

По статистике в нашей стране:  

Стоимость аналогичных по функциям моделей способных копировать оригиналы формата А3 от моделей для копирования формата А4 может быть значительно выше. Именно поэтому, перед принятием окончательного решения Вам самым тщательным образом необходимо оценить весь объём документооборота вашей компании и определить какие форматы документов часто используются и необходимы. Со своей стороны можем порекомендовать, при наличии финансовой возможности, остановить свой выбор на устройстве, которое поддерживает копирование и печать форматов А3, даже если в Вашей компании в настоящий момент и не используется этот формат.

Каждая фирма производитель оргтехники устанавливает на свои устройства ограничения в виде определенного объёма копирования или печати в месяц. С учётом этого фактора, мы рекомендуем покупать аппарат, у которого этот показатель на 20-30% больше Ваших сегодняшних потребностей. Также при наличии финансовой возможности следует остановить свой выбор на копировальном аппарате или МФУ, который поддерживает формат А3, даже если в Вашей компании в настоящий момент и не используются оригиналы данного формата. Сколько тысяч страниц в месяц Вы планируете производить на этом принтере, копировальном аппарате или МФУ? Если Вы занизите величину требуемой нагрузки, то устройство будет работать с превышением своих технических возможностей, а значит увеличится износ основных узлов оборудования, как следствие будут поломки и Вам придется тратить значительные средства на поддержание техники в рабочем состоянии. В итоге общие эксплуатационные затраты могут перекрыть изначально сэкономленные средства на покупке нового аппарата с большим ресурсом.

Есть ли потребность в высокой скорости печати и копирования?

Скорость печати или копирования устройства – это количество напечатанных или скопированных страниц в минуту. При правильно подобранной скорости устройства существует возможность сэкономить значительные средства, т.к. скорость копирования пропорциональна рекомендуемому объёму копирования и чем выше скорость, тем больше допустимая месячная нагрузка, а значит более высокая стоимость устройства.

 Из практики известно, что малопроизводительные копиры вполне устраивают до 90% потребителей. Со своей стороны, завышение производительности можно порекомендовать развивающейся компании с положительной динамикой роста.

3. Ресурс основных узлов и стоимость расходных материалов.

Копировальный аппарат, принтер или МФУ - долгосрочная покупка и очень важно заранее рассчитать, какие расходы ждут Вас в процессе эксплуатации. Эти затраты можно посчитать с достаточной степенью точности, но результат сильно зависит от конкретных цен на запчасти, расходные материалы и сервисные комплекты. Получив результат расчётов, Вы сможете оценить ориентировочные расходы в месяц на Ваше устройство. Следует учитывать, что чем дольше планируется эксплуатировать аппарат, тем важнее этот показатель и чем устройство изначально дороже, тем дешевле он обходится впоследствии в эксплуатации и тем больше его ресурс.

4. Наличие дополнительного оснащения (опций).

5. Габаритные размеры устройства.

Размеры аппарата имеют особое значение для небольших фирм с ограниченными площадями офисных помещений, где на счету каждый сантиметр. При выборе устройства учитывайте, что различное дополнительное оснащение существенно увеличивают габариты и следовательно надо просчитать не только площадь и высоту места установки, но и учесть, что к аппарату должен быть лёгкий доступ сотрудников. Также заметим, что у аппаратов одного класса разных производителей габариты приблизительно одинаковые.

Ответ на этот вопрос может существенно скорректировать тип подобранного устройства, его технические характеристики и количество дополнительного оснащения. Цена устройства до сих пор является одним из самых важных вопросов при выборе апарата. В данном вопросе следует обязательно учитывать такой параметр, как себестоимость одной копии на копире или одного отпечатка если это принтер. Помимо стоимости самого устройства, в формировании себестоимости участвуют: цена на расходные материалы для производства этой копии и стоимость изнашивающихся элементов копировального аппарата, которые подлежат замене при наработке определенного ресурса. Только по себестоимости Вы сможете оценить примерные расходы в месяц на Ваше устройство, умножив полученное значение на рекомендуемый объём копирования.

После необходимых расчётов можно сделать вывод, что чем больше месячная наработка устройства, выше цена аппарата и лучше его технические характеристики, тем, как правило, ниже себестоимость отпечатка, и наоборот. Поэтому потребуется принять решение, учитывающее потребности фирмы, либо покупать недорогое устройство и пожертвовать месячной наработкой, либо увеличить первоначальные расходы на приобретение аппарата, получив в дальнейшем более высокий месячный объём копировани и печати и более низкую себестоимость копии или отпечатка. Рекомендуем также прицениться к стоимости сервисного обслуживания в сервисных центрах, эта информация может оказать существенное влияние на Ваш выбор и тип выбранного аппарата.